コロナ禍で注目される「フリーアドレス」とは？
オフィスでの新しい働き方とその導入方法について

そもそもフリーアドレスとは、社員一人ひとりに決まったデスクを設けるのではなく、執務スペース内に設置された設備を利用し、自由に業務を行うスタイルのことです。
フリーアドレスの導入によって考えられるメリットとして、以下が挙げられます。

• コミュニケーションの活性化
• 固定デスク廃止による省スペース化
• ペーパーレス化によるコスト削減
• 多様な働き方による業務効率の向上

多様な働き方の実現や省スペース化などに向けた新たなオフィスの形態として注目を集めるフリーアドレス。すでにテレワークに取り組んでいる企業や、営業が中心の企業で在席率が低い場合などで、導入が進んでいるようです。フリーアドレスにより、自分が所属する部署やチーム以外の社員と同席するケースが増えた結果、コミュニケーションが活発になり、これまでにないアイデアや、部署を超えたコラボレーションが生まれる可能性も秘めています。その結果、業務効率化、生産性向上につながるといったさまざまなメリットが考えられます。

フリーアドレスを導入するうえでの課題を以下に挙げてみます。

• マネジメントが難しい
• 環境変化への拒否感
• 自席がなくなることへの不安
• セキュリティリスク

先ず問題視されるのが、マネジメントの手間の増加です。勤怠管理が困難になるという懸念をはじめ、新しい仕組みによる環境の変化やツールの導入時に拒否反応を示す社員が一定数いることも否めません。ネガティブな先入観によって足並みがそろわないケースもあります。
加えて、固定の自席がなく、引き出しなど個人利用の収納がなくなるため、フリーアドレスで使用するデスクでの紛失や盗難といったセキュリティに対するリスクが増加する可能性もあります。

先に挙げた課題はフリーアドレスへの誤解や、本質やメリットを理解できていないことが原因となっている可能性があります。では、これらの課題をどのように解決していけばいいのでしょうか。

ITツールを活用

マネジメント業務への懸念は、勤怠管理にITツールを活用することで解決します。着座時の座席位置を確認できるツールを使用することで、勤怠管理や座席確認も容易になります。また、社内SNSやチャットを活用することも有効です。チーム内で顔を合わせずとも気軽なコミュニケーションが実現します。

導入の目的や効果の共有

新しいものや変化に対しての拒否反応には、経営者や上司が率先して活用を促すことが効果的です。また、フリーアドレスの目的やメリットを理解していない可能性もあるため、導入前には導入する目的や得られる効果を伝えることで、自席がなくなるという不安の解消にもつながります。導入後もマニュアル作成や説明会を行い、業務の改善や効率化に役立ててもらうことが重要です。

管理体制の強化とロック式キャビネットの設置

書類の電子化や、電子ワークフローに仕組みを変えることで、書類紛失・盗難防止などのセキュリティリスクを防ぐことができます。ファイル管理を容易にするツールの導入も効果的です。また、デスク収納の代わりに個人が自由に使用できるロック機能がついたキャビネットを設置することで、収納スペースのスリム化や書類整理の煩雑さも解消されます。

近年、ワークスタイルの変革をサポートする製品やサービスが増えています。ここからはサクサの製品による具体的な事例をご紹介します。
サクサでは、多彩な機能でワークスタイルの変革を後押しする働き方改革サーバ「GF1000Ⅱ」をご提案しています。

快適な仕事をサポートする多彩な機能

社内のファイルやデータを格納するフォルダを管理し、社会の体制に合わせた運用が可能です。書類の電子化促進をサポートし、書類整理や収納スペースのスリム化にも役立ちます。ITスキルを必要としないため、専任の管理者は必要ありません。さらに、外出先からパソコンやモバイル端末を利用してアクセスできる機能や、大容量のデータを安全にやり取りできる機能も備えています。

社員のパソコン操作を見える化

「OfficeLogAce」のファイル操作ログ収集機能で、所属しているグループ単位でアクセス権限設定が可能です。また、1日1回社員のパソコンに保存されている文書ファイルを監視し、個人情報やマイナンバーが含まれるファイルを検出することで、見逃しがちな情報セキュリティ対策ができます。

「新しいワークスタイル」として浸透してきたフリーアドレスは、実は日本が発祥といわれており、元々はオフィスのスペースコストの削減が目的でした。経営者として、導入に際しては社員の理解を得られるように、メリットを説明し、課題に対する対策を確実に行うことが必要になります。

サクサは最適な製品やサービスの提案を通して、皆様のサポートをさせていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。