業務効率化のためにビジネスチャットを導入している会社は多く、複数のチャットを使い分けているケースも見られます。しかし、それによって無駄なコミュニケーションが増え、従業員に負担がかかっているとしたら本末転倒です。今回はビジネスチャットの課題を踏まえ、効果的な使い方について解説します。
今回のお悩み
いくつかのビジネスチャットを並行して利用しているけれど、次々に来る通知や情報に埋もれて重要な用件を見落としてしまうことも。これでは業務効率化に役立っていると言えるだろうか？
私が解説します！
単にビジネスチャットを導入しているだけでは、生産性を向上するのは難しいかもしれません。今回は、ビジネスチャットを有効に活用するための使い方について解説します。
( 1 ) ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、高いセキュリティを有したビジネス専用に活用できるチャットサービスです。社内の部署やチーム間、社員同志のやりとりのほか、顧客や取引先との連絡手段、タスク管理やデータ共有の手段としても利用されています。
リアルタイムでやりとりが可能
ビジネスチャットはメールのようにタイムラグが生じることが少なく、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。グループを作成することで複数の人たちと同時に、会話のようなコンタクトが気軽にとれます。
また、宛名や文頭・文末のあいさつ文をいちいち書く必要がないため、用件のみを素早くやりとりができることも特徴と言えます。
ビジネスを目的としているため、個人で使用するチャットと異なり、セキュリティの高さも大きなメリットです。
( 2 ) ビジネスチャットの課題
メリットの多いビジネスチャットですが、実際に使ってみると以下のような課題やデメリットを感じる人もいるようです。
●不要な情報量が増える
グループに入っていると、自分にあまり関係のない内容もどんどん届きます。「またか」と放置していると、実はその中に自分と関係の深いメッセージが含まれていたなど、情報量が増えたことで見落としが発生してしまうことがあります。
●無駄なコミュニケーションが生じる
過度なやりとりは、かえって本来業務の時間を奪うことになりかねません。通知が来ればその都度確認し、何らかの返信をする必要があると感じてしまうと、本来の業務に集中できなくなる状況が生じてしまいます。コミュニケーション不足も問題ですが、過度なコミュニケーションもまた問題です。
●並行して使うことで従業員の負担が増加
多くの企業が、さまざまなビジネスチャットのサービスを提供しています。取引先とのやりとりなどに使用するため、複数のサービスを導入しているケースもあるでしょう。そうなると先に述べた2つの課題がさらに従業員への負担となってしまいます。
( 3 ) ビジネスチャット有効活用のポイント
ビジネスチャットを有効活用するために、気をつけたい3つのポイントを紹介します。
●目的を明確にする
まず何のためにビジネスチャットを導入するのかを明確にする必要があります。ビジネスチャットの導入理由を明確にすることで、従業員が利用目的を理解し、コミュニケーションエラーや無駄な会話が増えてしまうことを防止できます。また、例えば「働き方改革につなげたい」という目的ならば、ビジネスチャットだけでなく、それ以外の機能にも目を向けたうえで最適なツールを選ぶことが大切です。
●ほかのツールとの使い分けを決める
連絡手段としては、電話、FAX、メール、Web会議システムなど、さまざまなものがあります。例えば「重要な情報共有はメールで」など、社内・社外のコミュニケーションをする相手とどう使い分けるのかを予め決めておくと効率的なやりとりが行えます。
●運用ルールを設ける
グループを作り過ぎたり、メンバーを安易に追加したりすると、混乱が生じてしまうこともあるため、管理者を決め許可制限を設けるなどの運用ルールが必要です。特に、メッセージを送信する時間帯はプライベートとの切り替えのためにも決めておくと良いでしょう。
( 4 ) 働き方改革につながるツール選び
ビジネスチャットはうまく活用すれば、業務効率化の一助になります。しかしビジネスチャットだけで生産性を高めるには限界があります。先ほど導入目的の例として挙げたように「働き方改革につなげたい」のであれば、チャット以外にも業務効率化を図る機能を搭載したツールの検討が重要になってきます。
働き方改革を加速させる多機能サーバ
サクサでは、ビジネスチャットはもちろん、働き方改革を加速させる便利な機能を搭載した「サクサ働き方改革サーバGF1000Ⅱ」を提供しています。
●高セキュリティの多機能ビジネスチャット
ビジネスチャット「SMART
Message」（オプション）は、個人チャット、グループチャットはもちろん、確認リクエスト、位置情報送信など、ビジネスに役立つさまざまな機能を備えています。高いセキュリティによって情報漏洩リスクも軽減されるため、安全・安心なやりとりができます。
またスマートフォンで出退勤を登録できるため、外出先や在宅ワークでの勤怠管理も可能です。さらに写真やFAXのデータを自動転送するなど、GF1000Ⅱを介することで円滑に業務を進めることができます。
●顧客管理など業務に役立つ機能を搭載
顧客の連絡先、営業活動の内容、提出したファイルを社内で共有することができるため、部署をまたぐ受発注でもスムーズに業務内容が確認できます。これなら社員の病欠、急な引き継ぎ時などにも安心です。
さらにアプリを利用することで、自宅や外出先でもiOSモバイル端末からGF1000Ⅱにアクセス可能。ビジネスのスピードアップにつながります。
( 5 ) まとめ
ここまで、ビジネスチャットの課題を踏まえ、効果的な使い方について解説してきました。企業にとって、労働力不足を解消するためにも生産性を高めることは不可欠です。ビジネスチャットは便利なツールですが、それだけで生産性向上を実現することはできません。「どうすれば働き方改革ができるか」という視点に立ったツール選びが重要です。
サクサでは今回ご紹介した「サクサ働き方改革サーバGF1000Ⅱ」をはじめ、課題解決に役立つツールのご提案を通して、中堅・中小企業のみなさまをサポートさせていただきます。ぜひ気軽にお問い合わせください。
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