バーチャルオフィスとは？
導入に際して押さえておくべき3つのポイント

バーチャルオフィスとは、Web上に作られた仮想オフィスのことです。一方で住所や電話番号を貸し出すサービスもバーチャルオフィスと呼ばれますが、今回の記事ではWeb上の仮想オフィスについて説明します。

仮想空間にみんなで「出社」

Web上にオフィス空間が再現され、従業員はそこにアイコンやアバター（※1）となって「出社」＝「ログイン」します。誰がいつログインしたかリアルタイムでわかるため出退勤の確認が容易です。
またテキスト、音声、ビデオなどによるコミュニケーション機能も充実しており、資料や画面の情報共有がスムーズにできることも特徴です。
アバターをレイアウト上の部屋に移動させることで同じ部屋にいる人に話しかけられるなど、リアルなコミュニケーションを行える工夫もあります。バーチャルオフィスはテレワークでもモチベーションを保ちながら働くための環境づくりなのです。

バーチャルオフィスにはどのようなメリットとデメリットがあるのかを見ていきましょう。

〈メリット〉

●気軽に話しかけられる

バーチャルオフィスの画面を見ると、「在席中」、「離席中」など相手の状況がわかります。タイミングを見計らいながら、チャットや通話を使って気軽に話しかけることができます。

●孤独感が軽減される

テレワークの課題の一つが孤独感です。しかしバーチャルオフィスならメンバーと時間や空間を共有することで、チームとしての一体感が生まれます。

●勤務状況が可視化できる

従業員の勤務状況や仕事の進捗状況を把握しやすいのもメリットです。従業員にとっても「出社」という形をとることで、オンとオフの切り替えがしやすくなります。

〈デメリット〉

●監視されている感覚がある

中には「監視されている」という感覚を抱く従業員もいるでしょう。すべての社員に、なぜバーチャルオフィスを導入するのか事前にしっかり説明しておくことが大切です。

●ITリテラシーが求められる

バーチャルオフィスを使いこなすには、ITリテラシーが求められます。まずはトライアル期間を設けて使用に慣れ、導入後も使い方のサポート体制を整えておくことなどが必要です。

●ユーザーの環境に差がある

すべての従業員がハイスペックなパソコンを使い、自宅に理想的なネットワーク環境を整えているとは限りません。それぞれの状況を確認したうえで、場合によっては環境整備も必要となるでしょう。

バーチャルオフィスを導入する際には、気をつけておきたいポイントがあります。以下に挙げた3点をしっかりと検討しましょう。

① 課題を洗い出す

バーチャルオフィスを導入する前に、今どのようなことが自社にとって課題なのか、何を解決したいのかを考えることから始めましょう。このプロセスがなければ、導入目的と機能がマッチしない結果になります。

② 適切なツールを選ぶ

課題解決に役立つ機能を備えていることはもちろん、デザインやレイアウトが使いやすいことも選定のポイントです。シンプルで操作性に優れているもの、アバターなどで楽しさを演出できるものなど、自社に合ったツールを選無ことが重要です。

③ 運用ルールを決める

全員が同じルールで使わなければ、効果的な活用は期待できません。従業員に適切に使ってもらうためにも、例えば「会議中」、「休憩中」などステータスを変更するといった運用ルールを決めておきましょう。

バーチャルオフィスの導入は少しハードルが高いと思われる方もいるのではないでしょうか。その場合は視点を変えて、バーチャルオフィスより簡便な方法で課題解決を図りましょう。それを実現するツールとして、「サクサ働き方改革サーバGF1000Ⅱ」を紹介します。

コミュニケーション不足を補う

社内コミュニケーションの不足には、GF1000Ⅱのビジネスチャット「SMART Message（オプション）」が役立ちます。社外にいながらリアルタイムに業務連絡や情報共有を行うことができ、個人チャット、グループチャット、確認リクエスト、ファイル送付などの機能も豊富です。また高いセキュリティによって情報の外部漏洩も防ぎます。

テレワークでも勤怠管理が可能

スマートフォンがあれば、外出先や在宅ワークでも勤怠管理が可能です。簡単に出退勤の登録や確認ができるのでとても便利です。
このほかGF1000IIには、テレワークなどの働き方改革を進めるうえで便利な機能も満載です。外出先のパソコンからも社内の資料にスピーディにアクセスでき、顧客の連絡先、営業活動の内容、提出したファイルを社内で共有する顧客管理機能も充実しています。
さらに見逃しがちな情報セキュリティ対策を「Office Log Ace」で実現。ファイル操作ログ収集機能などで、従業員のパソコン操作を“見える化”します。

ここまで、バーチャルオフィスのメリット・デメリット、導入に際して押さえておくべきポイントなどを紹介してきました。テレワークを安心して推進するためのツールはさまざまなものがあります。導入の際には自社の課題を解決できる機能性だけでなく、使いやすさなどの操作性もあわせて検討しましょう。
サクサでは、リモート下でも業務効率化を図る組織コミュニケーション環境を提供することで、組織力の向上に貢献いたします。今回ご紹介した「サクサ働き方改革サーバGF1000Ⅱ」をはじめ、さまざまなソリューションを通して、中堅・中小企業の課題解決をサポートさせていただきます。ぜひ気軽にお問い合わせください。