自社のファイルサーバーで
電子帳簿保存法に対応する方法と注意点を解説！

電子帳簿保存法とは、もともと1998年7月に施行された法律です。各税法で、保存が義務づけられている帳簿・書類を、データで保存する際のルールなどが定められています。
この法律が2021年に改正され、帳簿・書類を電子的に保存する際の手続きについて抜本的な見直しが行われました。

宥恕期間を経て2024年1月から義務化

2021年改正のポイントとして「各種要件の緩和」と「電子取引データ保存の義務化」の2点が挙げられます。「各種要件の緩和」によって帳簿や書類の電子化を導入しやすくなりました。一方で、「電子取引データ保存の義務化」により、電子的に受け取った取引情報は、紙ではなく電子データで保存しなければならなくなりました。 改正電子帳簿保存法は2022年4月1日から施行されていますが、2023年12月31日までは宥恕期間が設けられています。それが2024年1月1日からいよいよ電子取引データ保存の義務化が始まるのです。

電子帳簿保存法上の区分には、以下の3種類があります。

1. ①電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）
2. ②スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）
3. ③電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）

このうち①と②は任意で、保存方法は紙でも電子データでも構いません。しかし③については、電子データのみでの保存が義務づけられます。

電子取引データとは？

具体的には、以下のようなものが対象になります。

• メールに添付された請求書
• ウェブ上でダウンロードした領収書
• スマートフォンアプリ決済の利用明細
• インターネットバンキングの取引情報
• クラウドサービス上の取引情報

ほかにもいろいろ考えられますが、要するに電子的に授受した取引情報は出力して紙で保存するのではなく、あくまで電子データとして保存しなければならないのです。

では、データはどこに保存すればよいのでしょうか。一番スムーズなのは、自社のファイルサーバーに保存することです。
ステップとしては以下の流れに沿って行います。

1. ①データを管理しやすい機器を導入する
2. ②事務処理規定を設ける
3. ③従業員に運用方法を教育する

ここで注意しなければならないのは、②のステップです。
これには、保存要件である「真実性の確保」がかかわっています。真実性の確保とは以下の4つの要件のことで、いずれかを満たしていることが求められます。

• タイムスタンプが付与されたデータの受領
• 速やかなタイムスタンプの付与
• データの訂正・削除をした履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムの利用
• 改ざん防止のための事務処理規程を設けて運用

タイムスタンプや訂正・削除履歴が残るシステムを導入するにはそれなりにコストがかかってしまいますが、事務処理規定を設ければ保存要件はクリアできます。
事務処理規定については国税庁のホームページからひな形をダウンロードすることができますので、参考にしてください。

ここからは具体的な製品、サクサ電子データ管理ゲートウェイ「DG1000」を例に、もう一つの保存要件である「可視性の確保」について見ていきます。
可視性の確保には、まず設備要件として「ディスプレイ、プリンターなどを備えつけ、電子データをいつでも速やかに出力できること」とあります。さらに検索要件として、以下のすべてを満たすことが求められています。

• 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
• 日付または金額の範囲指定により検索できること
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

「DG1000」は、この3つすべてに対応しています。さらに以下のような課題解決にも効果を発揮してくれます。

• インボイス登録番号の記載漏れを事前に把握。仕入れ税額控除漏れを防止
• 電子データの変更・訂正履歴が残るため、不正な経理処理を抑止

「DG1000」があれば、電子取引データの保存義務化に対応できるだけでなく、さまざまなソリューションで業務の効率化が可能になるのです。

今回は、自社のファイルサーバーで電子帳簿保存法に対応する方法と注意点を解説してきました。電子取引データを保存する際に、どのような要件を満たせば自社のファイルサーバーを利用できるかをご理解いただけたのではないでしょうか。
記事の中でご紹介したサクサ電子データ管理ゲートウェイ「DG1000」をはじめ、さまざまなソリューションを通して、中堅・中小企業の課題解決をサポートさせていただきます。ぜひ気軽にお問い合わせください。