テレワークでコミュニケーション不足が起こる原因と対策は？
成功事例を用いて解説

テレワークを導入する企業を対象に「働き方の多様化が社員に与える影響」について質問したところ、約75％が「コミュニケーションの不足」を挙げたという結果があります。 では、テレワークによるコミュニケーション不足はなぜ起こるのでしょうか。

• コミュニケーションの頻度が下がる
• 文字によるやり取りだと細かな部分が伝わりにくい
• 相手の状況がわからないので声をかけにくい

テレワークでは在宅勤務などで社員同士が離れたところにいるため、そもそもリアルタイムでの会話が減ります。また、表情や反応がダイレクトにわかる対面型と異なり、非対面型は、相手に伝わっているのかが読み取りにくかったり、声をかけるタイミングに迷ったりするといった意見も散見されました。

これらの要因から、コミュニケーションに対する意欲が低下し、ますますコミュニケーション不足になってしまうという悪循環が起こるのです。

テレワークは場所や時間に縛られることなく、社員の状況やライフスタイルに合わせた自由な働き方ができます。多くのメリットがある一方で、コミュニケーションの不足によって、社員のモチベーションや生産性の低下といった課題にもつながります。

コミュニケーション不足によって引き起こされるリスクについて、個人やチーム、組織間など、各レイヤーの特徴も踏まえて見ていきましょう。

ストレスや不満を抱えた社員のケアがしづらい

テレワークにおいては社員間に物理的な距離があるため、組織に属している実感が沸きづらく孤独感を感じやすい環境です。また、社員が不安感や困りごとを共有できず抱えてしまうなど、知らない間にストレスや負荷が蓄積されるリスクがあります。適切なフォローがなければモチベーションの低下や離職につながりかねません。

チームの状況が見えずパフォーマンス低下

上司は、部下に出した指示がどの程度理解されているか読み取りにくく、求める結果が得られなかったことにより、大幅な軌道修正が必要だったりする場合があります。また、個々のタスク進捗や稼働量が可視化できないと、無駄や重複が発生し、チームの効率が下がってしまいます。
チーム力を発揮するには、メンバー同士の活発な議論や主体的な行動が必要不可欠ですが、テレワークではときに、意見や気付きの共有に消極的になってしまうという弊害もあります。

組織連携や意識統一が鈍化

異なる部門間のコミュニケーションが減ることで、他部門への依頼や相談が滞り、セクショナリズム（※1）が発生しやすくなる可能性があります。
特に、新規事業やトラブル対応といったスピードを求められるシーンにおいて、部門間の連携がスムーズにいかなければビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。また、情報共有が行きわたらず組織間で情報格差が生まれると、企業の目指すミッションの遂行に支障をきたす可能性もあります。

※1 セクショナリズム：組織内部の各部署（セクション）が、それぞれの権限や利害にこだわり、外部からの干渉を排除しようとする傾向。

ビジネスチャット導入で解決

コミュニケーションの不足によって、さまざまなリスクや影響が出ることがお分かりいただけたと思います。企業の持続的な成長には、柔軟な働き方と、業務を円滑に進めるコミュニケーションの両立が不可欠です。
そこで注目したいのが「ビジネスチャット」です。単なるコミュニケーションツールとしてだけでなく、業務の円滑化を図ることも可能です。

ビジネスチャットの特徴

ビジネスチャットは、職種や場所に捉われず、フラットな会話による情報共有やスピーディな企業の持続的な成長には、柔軟な働き方と、業務を円滑に進めるコミュニケーションの両立が必要不可欠です。ビジネスチャットは、職種や場所に捉われず、フラットな会話による情報共有や、スピーディーな意思決定をサポートすることから、企業規模や業態を問わず有効なコミュニケーションツールです。

個人向けチャットと異なるのは、リアルタイムな会話が可能なだけでなく、アクセスの制限といったセキュリティ対策など、業務関連のコミュニケーションに必要な要件を満たしている点です。

主要な機能は以下の通りです。

チャット機能

1対1でメッセージをやり取りでき、個別に確認したいことや相談など、対面コミュニケーションのようにフラットな感覚でやりとりができます。

グループトーク機能

組織やプロジェクトなど、複数のアカウントが在籍するグループ内で情報交換やディスカッションが可能です。関連メンバーが漏れることなくメッセージをチェックでき、いつでも会話に参加できます。

音声通話・ビデオ通話機能

文字のやり取り以外にも、ネットワークを介した音声通話やビデオ通話ができます。移動中など文字入力が難しい状況でも、継続したコミュニケーションが可能です。また、通話中にリンクの共有なども同時並行で行えます。

ファイル共有機能

さまざまなドキュメントや画像データをアップロードし、社内へ共有できます。送られたファイルのダウンロードも可能です。

従来はビジネスにおけるオンラインコミュニケーションと言えばメールが主流でしたが、ビジネスチャットでは形式的な文章を必要とせず、要点を絞ったやり取りとスタンプを使ったリアクションで、意思疎通が加速します。また、馴染みやすいインタフェースで、若手や他部門の人でも発言しやすいメリットがあります。

事例① コミュニケーションツールを1つに統合し、情報の迷子が解消

ある企業では、各部署で使いやすいチャットツールを自由に使っていたため、部門横断で仕事をする際は利用ツールを切り替える必要がありました。ビジネスチャットに統合することで、コミュニケーションや情報が一元化され、確認すべきツールに迷ったりデータを探したりするタイムラグが減少。限定したメンバーとの案件もグループチャットで整理でき、効率化が実現しました。

事例② 個人情報が飛び交う仕事も誤送信無く迅速に

ある組織では、日常的に個人情報を含んだやりとりが業務上必要な中で、従来は情報漏洩防止のため、電話など記録に残らない手段を取っていました。しかし、複数メンバーへ共有ができず、個別連絡が多発。ビジネスチャットの導入で高いセキュリティレベルを担保しながら、迅速に情報共有できるようになりました。

事例③ 客先常駐社員とのコミュニケーションロスを削減

客先常駐する社員が多く、本社とのコミュニケーションがリアルタイムにできないことが課題だったある組織では、ビジネスチャットでやり取りがスムーズになりました。現場トラブル時などの緊急時も、連携強化でスピーディーな対応が可能に。この利点を活かし、9割以上の社員がテレワークを実施する状況にもシフトできました。

サクサでは、テレワークなどの多様な働き方に対してさまざまなサポートを行う「働き方改革サーバ GF1000Ⅱ」を提供しています。管理者の負担を少なくしながら、データ管理における高いセキュリティレベルと使い勝手の良さを両立しています。
サーバ内のデータにはモバイルアプリ、Webブラウザを通じてアクセス可能で、テレワーク時のデータの閲覧やアップロードもストレスなく行えます。
＊別途VPNルータが必要です。

オプションの「SMART Message」ではメッセージ送受信のほか、スマートフォンでの勤怠管理、写真データ自動転送、FAXデータ自動転送、録音データ自動転送の機能を提供しており、テレワークにおけるコミュニケーションの円滑化と業務状況のタイムリーな共有を可能にします。以下はその特徴の一部です。

• 吹き出しタイプのメッセージや、ビジネス用途でも使いやすいスタンプでライトなコミュニケーションが可能。
• 特定メンバーへのTo機能や確認リクエストによるタスク管理など、業務の可視化やマネジメントにも効果を発揮。
• パスワードロック、退職者アカウント削除など不正アクセスを防止する機能により、機密度の高い情報を含め、業務で発生するやり取りを一元管理。

テレワークが推進される中で、社内コミュニケーション不足が問題視されています。こうした中、チャットツールでのカジュアルでスピーディーなやり取りは非対面での業務進行のストレスを軽減し、社員のエンゲージメント向上や、組織間のシナジー効果を生み出します。 コンシューマ向けのチャットツールでは情報漏洩などのリスクがつきまといますが、サクサの「GF1000Ⅱ」及び「SMART Message」ではこうした問題を解決できます。

サクサでは、「GF1000Ⅱ」をはじめ、新しい働き方をサポートする製品を多数取り揃えていますので、お気軽にご相談ください。