テレワーク推進を妨げるFAX受注業務
ペーパーレス化により業務効率化と働き方改革を推進

経済産業省が帝国データバンクに委託した「経営診断ツールの認知・活用状況及び、決済・資金調達の実態に関する調査」（2019年2月公開）によると、中小企業の約80％がFAXによる受注を行っているそうです。受注後はFAXを見ながら手作業で情報を入力し、納品伝票もFAXで送ることで、紙として証跡が残るため便利な面があることは確かですが、働き方改革という点から見ると効率的とは言い難い状況です。

「メールでやり取りをすれば、FAXのような煩わしさがなくなるのでは」という声を聞くこともありますが、業種などによってはメールよりもFAXの方が便利な場合もあり、こちらの都合で取引先にメールへの切り替えを依頼するのは難しいといった状況もあります。

FAX受注業務の改善は、問題をしっかりと把握することから始まります。働き方改革やテレワークの推進、社員のワークライフバランス向上のためにも、どんな問題があるか理解しておきましょう。

目に見えないコストや負担がかかる

FAX受注ではFAX用紙をはじめ、トナー代、受送信にかかわる通信費など、さまざまなコストがかかります。また、FAXを受信しているかどうか、社員が確認しなければなりません。テレワーク中に、FAX受信を確認するための人員確保や、出社そのものに対する負担などもかかることになります。また、受信者だけでなくFAX送信者も、送信内容の印刷、誤送信防止のチェック、送受信の確認などFAX受信者と同様に負担がかかります。

必要な情報検索が困難になる

紙ベースで業務が進み、完了すればそれらを保管することになるため、保管場所の確保や整理整頓の手間がかかります。後から内容を確認したい場合、保管された紙の中から必要な文書を探すことになり、無駄な時間や手間を費やしてしまいます。

FAXに代わる方法として、EDI（電子データ交換）という会社間の受発注情報を電子的に扱う仕組みが1980年代から始まっています。しかし、EDIは大企業を中心とした仕組みであり、コストの点から導入している中小企業は多くないようです。複雑なシステムや大がかりな機器の導入は、中小企業にはハードルが高く、テレワーク推進のためにコストがかかり過ぎては意味がありません。

つまり、FAXを受信した際に会社で実際に確認するのではなく、どこにいても確認ができる方法があれば、この問題は解決できるのです。FAXであれ、メールであれ、ネットワークを利用して送受信が行われていることを考えると、解決のヒントは見えてきます。
つまり、受信したFAXをデータとして共有できる仕組みがあれば、テレワーク中でも容易に確認ができ、会社に出社する手間もなくなるのです。

FAX受注業務の効率化について、ここからはサクサの製品による具体例を紹介します。サクサでは、テレワークの推進と業務効率化をサポートする「働き方改革サーバ GF1000Ⅱ」をご提案しています。FAX受注業務をはじめ、テレワークに役立つさまざまな機能を搭載しています。

FAX連携により受注業務を効率化

FAXデータを自動でサーバに格納し、ペーパーレスを実現します。FAXデータがGF1000Ⅱに格納されるとメールで通知されるので、受信したことを見逃す心配もありません。

• SMART MessageでFAX確認（オプション）

SMART Message機能を利用して、FAXデータの確認も可能です。FAX受信に迅速に気づくことができ、ビジネスチャンスを逃すことなく、効率的な業務環境を提供します。外出先からリアルタイムに確認可能なFAXデータ自動転送の機能もあり、テレワークや営業活動中にも役立ちます。

テレワーク推進をサポートする機能も充実

• 社外から社内ファイルにアクセス

自宅や外出先からWebブラウザでGF1000Ⅱにアクセスできるので、社内ファイルの検索も簡単に行えます（別途VPN環境が必要になります）。また、アプリを利用することでiOSモバイル端末からのアクセスも可能。ビジネスのスピードアップにつながります。

• 顧客管理機能

お客様の連絡先や営業活動の内容、提出したファイルを社内で共有することができるので、部署をまたぐ受発注の業務内容の確認などが簡便にできます。社員の病欠など、急な引継ぎなどの際にも活用でき、業務効率改善に最適な機能です。

• メモリー勤怠管理

スマートフォンがあれば、外出先や在宅勤務でも勤怠管理が可能になります。簡単に出退勤を登録できるのでとても便利です。勤怠管理クラウドサーバで過去の勤怠管理やデータの修正も可能です。

労働人口の減少というビジネスの課題が深刻化する中、ペーパーレスのFAX受注によってテレワークを推進することは、社員の柔軟な働き方による労働力の確保とともに、業務の効率化や生産性の向上にもつながります。
サクサは、働き方改革に役立つ高機能サーバの提案を通して、中堅・中小企業のサポートをさせていただきます。お気軽にご相談ください。