有効活用できていますか？
会社の固定電話のメリットと活用方法

ボタン電話装置は、オフィスで利用されることを前提として多くの機能を備えています。家庭用電話では1回線に電話機も1台ですが、ボタン電話装置は社員ごとに1台、あるいはデスクごとに設置されます。
ボタン電話装置のメリットとしてすぐに思い浮かぶのは、

• 社内のどこにいても電話が受けられる
• ほかの部署に簡単に回せる
• 内線間では通話料が発生しない

といったことです。
これは複数の外線と内線を共有できるボタン電話装置の基本的な仕組みです。

ボタン電話装置を使うためには、「主装置」と呼ばれる機器が必要になります。これは外線と内線、または内線間をつなぐ交換機のことです。外部からかかってきた電話は、まず主装置に集約され、そこから各端末に着信が振り分けられます。

ボタン電話装置の基本的な機能としては、「外線」「内線」のほかに「短縮」「保留・転送」などが挙げられます。

〈短縮〉

よく発信する相手の短縮ダイヤルを事前に登録しておくことで、例えば「001」などをプッシュするだけで電話がかけられます。毎回長い電話番号をダイヤルする必要がありません。

〈保留・転送〉

外部からかかってきた電話を別の人（デスク）につなぎたい場合、いったん保留にして、つなぎたい相手の内線をプッシュして取り次ぎます。

いずれも昔からある機能ですが、スマートフォンなどの携帯電話が普及した現在では、そもそもこうしたベーシックな使い方自体がよく理解できないというケースも増えているようです。ボタン電話装置を選定するにあたっては、スマートフォン世代にもユーザビリティの高い固定電話を選ぶ、という視点もポイントになりそうです。

時代とともに、オフィス内の電話にも新たな「要望」が出てきています。例えば、

• オフィス外でもお客様からの電話を受けたい
• 電話応対業務の集約やコスト削減を実現したい
• お客様電話応対品質の向上を図りたい
• オフィス内の電話を自由度高くレイアウトしたい
• 侵入者による情報流出を防ぎたい

このように要望が多様化する背景には、ビジネスシーンのデジタル化や、在宅勤務を含むテレワークなど新しい働き方の普及も影響しています。さらに、セキュリティ意識の向上に合わせて、電話にもセーフティ機能が求められるようになりました。

ボタン電話装置は進化し続けています。使いやすさを踏まえながら高性能化するボタン電話装置を、サクサの「PLATIAⅢ」を例にとって紹介します。

スマートフォンが内線電話になる

スマートフォン連携機能を使えば、オフィスの内外を問わず、スマートフォンを内線感覚で使うことができます。これなら在宅勤務をしていても、外出中でも安心です。スピーディな対応は、ビジネスコミュニケーションおよび顧客満足度のアップにつながります。

IPネットワークによるメリット

インターネット回線を用いたIP電話で、コストダウンを実現します。また、他拠点ともIPネットワークで接続できるため、本社から支社を内線で呼び出したり、本社にかかってきた外線を支社の内線へ保留・転送したり、電話応対の業務効率が向上します。

電話応対の品質を向上させる「さかのぼり録音」

通話をさかのぼって録音できる機能があるため、顧客からの大事な用件を聞き逃してしまうリスクを避けられます。電話応対の品質が向上し、良好なビジネスコミュニケーションを図ることができます。

自由なレイアウトが可能

PLATIAⅢは、同一ネットワーク内であれば、どこでもLANケーブルを差し込むだけで電話機を使うことができます。また、マルチゾーン対応のシステムコードレスによりオフィス中で高品質な通話が可能です。

電話機のセンサが不審者を通知

PLATIAⅢには、不審者による情報流出などを防ぐために、電話機のセンサが不審者を通知する機能（侵入者による情報流出を防ぐ）も備わっています。

ボタン電話装置は使い方次第で、仕事の合理化・効率化を図り、顧客との関係性をさらに良好なものにする有効なツールであることがご理解いただけたと思います。

サクサでは、「ビジネスパートナー」として使い勝手のよいボタン電話装置をご提案しています。さらに詳しい製品情報については、下記よりご覧ください。