メールの誤送信により顧客からの信頼が失墜…
取り返しがつかなくなる前に対策を

メールの誤送信によって起きる主なトラブルは以下の通りです。

• 個人情報の流出
• 機密情報の漏えい
• 社会的信用の失墜

たった1通のメールの誤送信であっても、従業員や顧客の情報、社外秘や取扱注意の情報が流出してしまうと、「情報漏えいした企業」というイメージがつき、今後の取引にも悪影響が出てきます。さらには、会社に対する社会的信用が著しく低下してしまいます。漏えいした情報によっては、賠償請求などの責任を問われることもあるでしょう。内部不正のような事件の場合は、大きなニュースになることもあるため、ダメージは計り知れません。

ひと口にメールの誤送信といっても、さまざまなパターンがあります。典型的なミスの例として、以下が挙げられます。

• 宛先を間違える
• 添付ファイルを間違える
• BccとCcを間違える

このほかにも、未完成のメールを送信する、上司のチェックを受けていないといったものから、添付ファイルの暗号化をしていない、パスワード送付の不備など、さまざまなケースが考えられます。 もちろん、誰でもミスは犯したくありません。しかし、集中力や注意力が低下したときは、操作ミスが起こる可能性が高くなります。また、業務経験が少ない新入社員などは、基本的なメールの使い方を正しく理解できていないという場合もあるでしょう。

メールの誤送信は基本的には人為的なミスです。まずは社員の意識を向上させることから始める必要があります。

社内ルールの策定

メールを誤送信した場合の被害を最小限に抑えるため、まずは組織内のメンバーや上司をCcに入れるなどの社内ルールを定めましょう。決められたルールに沿った運用により、ミスが起こりにくい環境が構築されます。

セキュリティ教育の実施

それでもゼロにならないのが人為的なミスです。ルールが煩雑になるほど守らない社員が出てくる可能性もあるため、定期的にセキュリティ教育を実施し、業務に不慣れな新入社員などは送信前の確認に加え、メンバーや上司によるダブルチェックを行うよう日頃からの意識付けを徹底することも重要です。

メールの誤送信防止ツールの活用

メールの誤送信防止ツールには、誤送信を防ぐためのさまざまな機能があります。社員のメール送信状況を複数人で閲覧でき、送信から一定時間内であれば送信を取り消すことも可能です。これにより、誤送信の確率を下げることができ、リスクを極力抑えられます。

メールの誤送信防止ツールにはさまざまな製品やサービスがあります。ここからはサクサの製品による具体的な対策例をご紹介します。
サクサでは、多彩な機能でメールの誤送信を防止する情報セキュリティゲートウェイ機器「GE1000」および、そのハイエンド機種「GE1000Pro」で、最適なソリューションをご提案しています。

メール送信時のリスク回避

メールの誤送信を減らすことは、ビジネス上の信頼を失墜させるリスクを減らすことにつながります。どちらの機種にも備わっている主な機能は以下の通りです。

• 送信メールの一定時間保留およびキャンセル機能
• 送信メールフィルタリング機能
• 添付ファイルの自動暗号化機能

メールを一旦保留状態にすることにより、宛先や添付ファイルを間違えた際に送信をキャンセルできます。さらに、フィルタリング機能によって、「なりすまし」などの巧妙な悪質メールからの情報流出を防ぎます。添付ファイルのパスワード不備も自動で解消されるため、面倒なパスワードの設定が省略できます。これにより煩雑な業務フローを軽減し、確実なセキュリティ対策が可能です。

Bcc自動変換、メールアーカイブ機能も搭載

上記に加え、「GE1000Pro」には宛先を自動でBccに変換する機能や、社員が送受信したメールや添付ファイルを管理部門などが閲覧することのできるメールアーカイブ機能を備えています。CcとBccの設定ミスを自動で解消し、個人情報などの漏えいを未然に防ぐことができます。また、管理部門が社内の全メールの宛先や内容、添付ファイルまで閲覧できるため、送信状況の把握が容易になり、情報セキュリティレベルがさらにアップします。

ここまでメールの誤送信が起きる原因とリスク、それらを防ぐための対策について紹介してきました。メールの誤送信によるリスクを減らすことは、社内の情報セキュリティを向上させ、ひいてはビジネス上の信頼度を高めることにつながります。経営者としては、取り返しがつかなくなる事態が起きる前に対策を講じておきたいところです。

サクサは、最適なソリューションの提案を通して中堅・中小企業のサポートをさせていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。