「監視」ではなく「抑止」を
テレワークにおける労務管理で注意すべきポイントとは？

テレワークの悩みの一つが、社員の勤務状態を確認できないことです。管理ツール導入でそういった問題の解消や、そのほかいくつもの効果が期待できます。具体的には以下のメリットが挙げられます。

• 社員の業務内容の管理・共有のしやすさ
• 過剰労働の抑制
• 社員の生産性の向上

管理ツールを利用することで、テレワーク中の社員の作業状況をリアルタイムに把握することができます。社員の状況が見えるため、情報共有がしやすいことも大きなメリットです。また、業務時間や作業内容の記録が残るため、過剰労働の抑制や評価の正当性の担保など社員にとってもメリットがあります。さらに、管理されていることを意識することが適度な緊張感につながり、時間意識が高まって生産性の向上が期待できます。

管理ツールは社員の勤務状況を確認できる便利なツールです。一方で行き過ぎた管理が「監視」と捉えられることで、デメリットとなってしまうことも考えられます。

• 「監視」が社員のストレスになる
• 社員が「監視」対策を行うようになる
• テレワークの意義に矛盾する

四六時中監視されていると感じれば、管理ツールを意識するあまりミスを誘発したり、業務に支障をきたしたりする場合もあります。事態が悪化すれば、社員が「監視から逃れる方法」を講じる可能性も出てきます。ここまでいくと管理者と社員の間の信頼関係は完全に崩壊し、最悪の場合は社員の退職という事態に発展しかねません。
仕事をする時間や場所を自分で管理して働くといったテレワークの魅力が、管理ツールによって損なわれ、その意義と矛盾するのは本末転倒です。メリットとデメリット両方を理解して、慎重に導入を検討する必要があります。

本来テレワークの管理には、業務を管理して情報の漏洩を防ぐ、社員の自覚を促してルールを順守させるといった「抑止」の役目があります。しかし、管理するうえで社員に「監視」と受け取られないよう注意しなければいけないポイントがいくつかあります。

適切なツールで「監視」にならない管理体制を構築

テレワークの管理ツールには、さまざまなものがあります。

• さまざまなデバイスからアクセス可能な時間管理ツール
• WEBカメラの遠隔操作による勤怠・業務状況の確認ツール
• 使用中アプリの稼働状況を確認するツール
• 日報の送信ができるチャットツール

いずれのツールも管理者が「サボっているか否か」を監視する目的で使用すれば、たちまち社員のストレスへとつながります。大切なのは、社員のモチベーションを保ったまま適切な管理を行うことです。監視ではなく、出勤時や休憩時、退勤時など、各ポイントで社員がチャットツールで報告し、そのタイミングで管理者がタイムスケジュールを確認。業務の区切りで進捗状況を尋ねるなどメリハリが重要です。
頻繁に使用せずとも、管理ツールを導入することで、社員は「見守られている」という安心感と「見られている」という緊張感を意識し、過重労働やサボりを抑止する効果が期待できます。

「業務の可視化」でやる気を促す

ツールを利用して業務を可視化することで、管理者に社員の仕事の進捗状況が一目瞭然となります。各個人の仕事内容や成果がリアルタイムで把握できるようになることは、社員にとってもやりがいにつながります。

テレワークの評価基準策定

テレワークとオフィス勤務では勤務形態が大きく異なるので、単純に勤務時間や勤務態度を評価基準とすることはできません。目標を設定し、その達成度や業務の成果から評価するなど、社員が公平に評価される環境を整えることが大切です。明確な評価基準を作ることで、社員自身が業務プランや目標を組み立てやすくなります。

情報漏洩の防止

社外秘のデータや書類などの取り扱いには注意が必要です。テレワークは社員への「監視」にならないように気をつけたうえで、セキュリティ対策を万全にするよう適切な管理が重要です。画面を開いたまま離席しない、セキュリティ認証がない公共のWi-Fiは使わないなど、社員自身が自分を「監視」する心づもりで情報漏洩防止に努めます。

社員のプライバシー保護

テレワークは多くの場合、自宅で行われています。社員のプライベートに過剰に干渉すると、プライバシー侵害にあたります。プライベートな情報が目に入ったとしても、口出しや口外しないことが肝心です。

テレワークを適切に管理し、生産性向上を実現するさまざまな製品やサービスがあります。ここからはサクサの製品による具体例をご紹介します。
サクサでは、多彩な機能でテレワーク導入を後押しする「働き方改革サーバ GF1000Ⅱ」をご提案しています。

ビジネスチャットによるメモリー勤怠管理

高セキュリティとビジネス専用に特化したビジネスチャット「SMART Message」で、スマートフォンさえあれば、外出先や在宅勤務でも勤怠管理が可能になります。勤怠管理クラウドサーバで過去の勤怠管理やデータの修正にも対応します。

社員のパソコン操作を見える化

「OfficeLogAce」のファイル操作ログ収集機能で、所属しているグループ単位で収集内容の設定変更が可能です。また、ユーザのWebサイト閲覧ログを取得することで、インターネットの業務外用途での利用を抑制することができます。

テレワークに管理ツールを導入し、「監視」ではなく適切な管理を行うことで、社員のやる気を促し、仕事へのモチベーションアップにつなげることが重要です。
サクサは、最適な働き方改革サーバの提案を通してサポートをさせていただきます。ぜひ気軽にご相談ください。