ビジネスチャットの導入メリットとは？
メールとの使い分けポイントを徹底解説

近年、働き方改革やコロナ禍によってテレワークが普及し、社員のコミュニケーション不足が企業の課題として顕在化してきました。この解決手段として「ビジネスチャット」が取り入れられるようになっています。
ビジネスにおける従来のコミュニケーションは、主にメールが使用されてきました。しかし、メールは既読確認が難しく、リアルタイムでのやり取りが困難というデメリットがあります。こうした問題をカバーできるのがビジネスチャットです。チャットサービスには個人向けのものも多く存在しますが、ビジネスチャットはビジネスでの利用を目的として開発されており、効率的にコミュニケーションをとることができます。
ただし、メールが不要になるわけではなく、それぞれの利点を生かした使い分けをすることで、コミュニケーションの円滑化と業務効率化の両立が図れるのです。

ビジネスチャットとメールには異なる特徴があります。それぞれの主なメリットとデメリットを挙げてみましょう。

ビジネスチャットのメリットデメリット

〈ビジネスチャットのメリット〉

• リアルタイムでスピーディーにやりとりができる
• 複数人と同時にコミュニケーションが取れる
• ほかのツールと連携できる

〈ビジネスチャットのデメリット〉

• 仕事以外のやりとりが増え生産性の低下を招く
• 削除や変更ができるため履歴を残しにくい
• 使いこなすのに個人差が出てしまう

ビジネスチャットはリアルタイムで会話に近いスピーディなコミュニケーションができることがポイントです。複数人でもやりとりが可能で、情報共有も容易です。一方、ITツールに慣れていなかったり、従業員のITリテラシーに差があったりすると、せっかくのツールが活用されない場合もあります。

メールのメリット・デメリット

〈メールのメリット〉

• 読むタイミングを限定しない
• 定型文が使える
• 履歴検索がスムーズ

〈メールのデメリット〉

• 相手が読んだか確認できない
• メッセージの変更・削除ができない
• フィッシングやマルエウェア感染のリスクがある

メールは自分もしくは相手の都合のよいときに読むことができ、時間的な拘束がありません。また、マナーが重要な社外へのビジネスメールでは、定型文を使用することで文面作成が容易になります。ただし、誤送信や誤入力には対処しにくく、近年はサイバー攻撃にメールが使われるケースが増えているので注意が必要です。

ビジネスチャットとメールはどのように使い分ければよいのでしょうか。主な活用シーンは以下の通りです。

〈緊急性や連絡頻度で使い分ける〉

緊急な用件やこまめに連絡したい場合には、リアルタイムでコミュニケーションが取れるビジネスチャットの方が適しています。逆に、メールは相手の時間を拘束しないため、「いつ読んでもいい」「返事はいつでも構わない」という場合に向いています。つまり、緊急度や頻度が高い場合はチャット、それ以外はメールを使用するとよいでしょう。

〈履歴の重要度によって使い分ける〉

ビジネスチャットは、やりとりの流れがわかりやすいという利点がありますが、後で大事な内容を確認したいときに、すべての会話を遡らなければならない場合があります（一部にトーク検索機能もあり）。一方、メールではメッセージ検索が簡単に行えるため、確実にエビデンスとして残したい場合に向いているといえます。
気をつけたいのは、メールは送信してしまうと取り消しができないという点です。チャットには誤送信による情報漏洩を防ぐため、メッセージの編集・削除が簡単にできる機能が備わっています。

〈送る相手や人数によって使い分ける〉

ビジネスチャットは短い文章でやりとりするため、あいさつ文やマナーにのっとった文章があまり必要のない社内でのコミュニケーションに適しています。相手が社外の場合や重要な報告を送る際には、定型文が充実しているメールが適しています。親しい間柄ならチャットを、かしこまった形式での連絡にはメールを使用するのがよいでしょう。
また、メールは基本的に1対1のやり取りを想定しています。一方、ビジネスチャットは1対1に限らず、複数人でも、コミュニケーションや情報を共有が簡単に行えます。

ビジネスチャットのツールにはさまざまなものがあります。ツールの見直しやこれから導入を検討されている方へ、サクサの「働き方改革サーバ GF1000Ⅱ」で使用可能なビジネスチャットをご紹介します。パソコンやスマートフォンなど、さまざまなデバイスで使用でき、外出中やテレワーク時でもリアルタイムで業務連絡や情報共有が行えます。

「SMART Message（オプション）」

個人チャットやグループチャットをはじめ、検索、位置情報送信など、ビジネスに役立つさまざまな機能が使用できます。個人向けのサービスとは異なり、高いセキュリティによって情報漏洩リスクも軽減され、安全・安心なやり取りが可能です。

働き方改革を加速する便利な機能

• メモリー勤怠管理

スマートフォンがあれば、外出先や在宅ワークでも勤怠管理ができます。簡単に出退勤を登録できるので便利です。

• 写真データの自動転送

外出先で撮った写真をリアルタイムにGF1000Ⅱに格納します。メールに添付して送る手間なく、画像データの受け取りや確認ができるので、効率的に業務を進められます。

• FAXデータの自動転送

FAXを受信すると、GF1000Ⅱを通じてすぐに通知されるため、外出先でもリアルタイムにFAXが確認できます。

ビジネスチャットとメールをうまく使い分けることで、コミュニケーションの活性化や効率的な働き方が実現できることがご理解いただけたのではないでしょうか。
サクサでは、働き方改革を支えるさまざまなITツールをご提案しています。企業の規模や状況に合わせた最適な製品・サービスでみなさまをサポートいたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。