情報セキュリティ
メールセキュリティ事故対策、不正端末侵入対策に。機密データ流出を徹底ガード
サクサの「GE1000」は、送受信メールの一定時間保留や、メール内容によるフィルタリングなどの様々な機能によって、メールの誤送信を防止できる情報セキュリティゲートウェイです。あらゆるオフィスのメールセキュリティ事故対策や不正ネットワーク侵入対策に、欠かせないツールとなっています。ハイエンド機種モデルである「GE1000Pro」では、「Bcc自動変換機能」「メールアーカイブ機能」が追加され、メール業務のミスによる機密データ流出を徹底ガードします。「GE1000」「GE1000Pro」の導入により、情報セキュリティレベルが格段に向上し、取引先からの信頼も厚くなります。
情報セキュリティとは
社用PC・携帯電話の紛失や、社員のSNSへの不適切な書き込みなど、情報セキュリティに関する問題はますます深刻化しています。オフィスにおける情報セキュリティ事故の発生原因は様々なものが考えられますが、中でも最も多いのは「メールの誤送信」に関わるもので、他の要因と比較して約4倍近い件数が発生しているという調査データもあるほどです。メール誤送信事故は企業規模の大小を問わず起こっており、近年では大手企業の複数社が、「メルマガの宛先を誤ってCcに入れてしまい、何百人ものユーザーのメールアドレスが流出した」という事故を起こしています。企業規模が大きくなればなるほど情報セキュリティ事故の被害は拡大する傾向にあり、早急な対策が求められます。
こんな課題を解決
1. Bcc送信操作を誤ってしまった場合でも、自動で宛先を（To・Cc）をBccに変換可能
メールマガジンの送付など、多数のメールアドレス宛に一斉メールを送る際には、必ずBcc送信を行わなければなりません。To・Cc送信だと、メールを受け取った相手に他の宛先のメールアドレスが見えてしまうため、個人情報（この場合はメールアドレス）の大量流出につながってしまいます。「GE1000Pro」には、誤ってTo・Ccに大量メールを送ってしまった場合に、自動的にBccに変換してくれる機能が備わっており、誤送信事故を防ぐことができます。Bcc自動変換は、To・Ccに送るメールアドレス数やメールドメイン数を指定することで、指定以上のメールが送信されると自動的に変換機能が働く仕組みです。
- ※あて先Bcc変換機能は「GE1000Pro」にのみ搭載されています。
2. メールアーカイブ機能で、社員が送受信したメールを閲覧可能
メールの誤送信による情報流出は留まるところを知らず、新入社員など業務に不慣れな社員がどんなメールを送っているか気になる、という上司は少なくありません。そんな時は、「GE1000Pro」のメールアーカイブ機能を利用すれば、社内のすべてのメール送付状況を確認することができます。メールの内容や宛先はもちろんのこと、メールに添付されたファイルも閲覧できるため、誤送信にすぐに気づくことができ早々の対処が可能に。社員のメール送信状況を“見える化”することで、社内の情報セキュリティレベルが著しく向上します。
- ※メールアーカイブ機能は「GE1000Pro」にのみ搭載されています。
3. メール添付ファイル自動暗号化機能で、面倒なパスワード設定作業を省略
情報漏洩防止の観点から、メールに添付するファイルは必ず暗号化するよう、取引先等から指定されるケースが増えています。しかし現実としては、ファイルを送るたびにパスワードを発行するのは作業負荷が大きく、業務フローが煩雑に。「GE1000」「GE1000Pro」は、添付ファイルを自動暗号化できる機能を搭載しており、ファイルを添付したメールを送ると同時にパスワードが自動生成されるので、それを別メールにコピーして送付するだけで完了します。面倒な作業をしなくとも確実にセキュリティ対策ができるため、多くの社員を抱えて管理が行き届かない、といった場合にも安心です。
4. 送信メールを一定時間保留、かつ時間内であればキャンセルができるため、メールの誤送信を防止
メールを送ってしまってから、宛先や添付ファイルに誤りがあったことに気づいても、もう取り消すことはできません。別のクライアントに他社宛ての見積書を送ってしまったり、取引先の社内情報を漏らしてしまったりといったミスによる被害は甚大で、ビジネス上の信用も失墜させてしまいます。「GE1000」「GE1000Pro」には送信メールを一定時間保留する機能があり、本送信の前に今一度メール内容をチェックする機会が生まれます。初期設定は60秒、設定により30～600秒の時間内であれば、送信をキャンセルすることもできるため、メールの誤送信によるリスクを極力減らすことが可能になります。
5．送信メールフィルタリング機能で、機密情報を含むメールを自動で保留し、キャンセルすることが可能
なりすましなどの悪質な迷惑メール被害は年々増加しており、手口も巧妙になってきています。なりすましメールと気づかず、個人情報や社内の機密情報を送ってしまうという事故も多発しており、より一層の対策が急務に。「GE1000」「GE1000Pro」には送信メールフィルタリング機能が搭載されており、マイナンバーやクレジットカード番号など極めて重要度が高い個人情報が含まれているメールを、自動的に感知して送信を一時保留します。その上で「本当に信頼できる相手ですか？」と通知することによって、送信相手を再度確かめることができ、不適切な相手への誤送信を防止します。
6．未許可PCブロック機能で、不正PCからのサーバアクセスやインターネット利用を遮断
メール誤送信に伴うトラブルに次いで多いのが、社員や外部の第三者による、社内ネットワークへの不正アクセスに伴うセキュリティ事故です。「ウイルスに感染した不正PCをわざと社内ネットワークに接続し、サーバーをダウンさせた」「社員が私用スマートフォンを勝手に社内ネットワークにつなぎ、ハッキングの恐れがある動画を閲覧している」などの事故は後を絶ちません。「GE1000」「GE1000Pro」には、未許可のPCやスマートフォンなどからの社内ネットワーク接続を感知すると、自動的に遮断してくれる機能があります。不正端末を通じたインターネット利用を未然に防ぎ、ウイルス感染等の脅威から社内ネットワークを守ることができます。
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