在宅勤務でお客様の電話応対はどうすればいいの？
おすすめの対応方法を紹介

働き方改革の推進とともに広まってきた在宅勤務には、多様な働き方を実現するだけでなく、感染症拡大や災害時などの場合にも、オフィスに出勤することなく事業を継続できるという大きなメリットがあります。
しかし、クリアしなければならないハードルも存在します。例えば、

• セキュリティ対策
• 円滑なコミュニケーションの確保
• 顧客との関係性の維持

などです。

今回の「オフィス不在のときに電話応対ができない」というケースは、日常的な業務に大きくかかわってくる問題です。コミュニケーションの質が低下する状況では、これまで良好だった顧客との関係性を悪化させてしまうだけでなく、新たなビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。これは、営業などオフィスを不在にすることの多い職種についても同じことがいえます。

顧客からオフィスに電話がかかってきた際、担当者が不在の場合、ほかの従業員が用件を聞いて伝える（取り次ぐ）、というのが一般的な対応です。しかし、これでは対応のスピードは落ちてしまい、顧客との信頼という面からも改善されるべきではないでしょうか。

また、在宅勤務者が自宅の電話を使って客先にかけ直していたら、通話料が負担になります。後で精算するにしても、経理担当者との間で余計な工数が発生してしまいます。そもそもプライベートな電話番号は個人情報であり、それを開示することをためらう従業員も多いでしょう。
会社が業務用の携帯電話を貸与するという方法もあります。通話にかかった経費は一元管理できますが、契約費用やランニングコストを考えると、多くの従業員への支給は慎重に検討すべきかもしれません。

さまざまな課題によって、在宅勤務の導入に二の足を踏んでいるというケースが多いとはいえ、時代の流れからも在宅勤務を一切しないという選択は難しく、今後もその状況は変わりません。
あらためて今回のケースを解決するにはどうすればいいかを整理してみると、以下の3点が達成可否のポイントといえそうです。

• いかに顧客の要望にスピーディに対応できるか
• いかに機会（ビジネスチャンス）を喪失しないか
• いかにコストを削減できるか

結論をいえば、これらをクリアにするには転送電話サービスの利用が有効です。これなら本人がどこにいても、顧客から会社にかかってきた電話を直接受けることができ、自宅にいながらオフィスと同様の環境で仕事ができるのです。別の人が受けた電話を折り返して連絡するより格段にスムーズになり、ビジネスも円滑に進みます。

電話は大事なビジネスパートナーです。そこで、ビジネスを知り尽くした機種を選ぶことをおすすめします。先ほどの課題解決にも役立つ、サクサの「PLATIAⅢ」特徴をいくつか紹介します。

スマートフォンとの連携機能を活用

PLATIAⅢのスマートフォン連携（MLiner）機能なら、外出していても会社の着信を複数人のスマートフォンに表示し、誰でも応答することができます。また、着信時は電話帳に登録されている名称が表示されるため自分の担当企業が一目でわかります。緊急の連絡にも迅速な対応が可能となり、ビジネスチャンスを逃すこともありません。

安定的な通話が可能なハイブリット方式

一般的なIP電話アプリとは異なり、着信通知はインターネット経由、通話は携帯電話網を利用しているため、高品質で安定した通話が可能です。

IP電話でコストダウン

インターネット回線を使ってIP環境を構築するため、コストダウンを実現します。また、他拠点への内線転送など便利な機能もいろいろ備わっています。

在宅勤務などの新しい働き方が加速する中で、オフィスにかかってきた電話をどうするか、それには各企業とも解決策を模索していることでしょう。今はそうしたデメリットを解消するさまざまなツールも登場しています。それらを自社の環境や業務に合わせて選定し、活用することで、これまで以上に業務効率向上を図ることができます。

ワークスタイルの変化に合わせて中小・中堅企業をサポートするサクサでは、多彩な機能を備えたボタン電話装置をご提案しています。詳しくはこちらをご覧ください。