あなたの会社の個人情報保護への取り組みは万全ですか？
知っておくべきこと、やるべき対策について

企業における個人情報保護の義務

テレビなどで流れる個人情報漏洩のニュースは、いわゆる大企業での流出が目につきます。それは個人情報保護法で「5,000件以上の個人情報を保有し、事業に利用している企業」を対象に、情報の保護を義務付けており、大企業で個人情報漏洩が発覚した場合、記者会見を実施してそれをマスコミが取り上げるからです。一方、中小企業には個人情報保護の義務はないのでしょうか。たとえ扱う個人情報の「数」が少なくても、その「重さ」は同等です。もし、漏洩したことを把握しながら、該当する顧客に対して公表しなければ、流出した個人情報が犯罪に悪用されない限り、顧客は漏洩の事実を知りえないばかりか、犯罪を未然に防ぐこともできません。中小企業といえども、保有する個人情報の数にかかわらず、しっかりと保護をすることが重要です。

個人情報漏洩による企業のリスク

個人情報漏洩による企業のリスクとしては、以下が考えられます。

• 原因の調査・対応によるコストの増加
• 民事・刑事上の責任
• 社会的信用の失墜
• 企業イメージの低下

企業の場合は被害者というだけではなく、ユーザーの情報を漏洩した加害者としても取り上げられます。なぜ情報漏洩が起こったのか、調査し対策を講じる人的なコストはもちろん、個人情報漏洩はプライバシー権侵害にあたり、損害賠償責任も発生するため、被害者から損害賠償を請求されるケースもあります。また、個人情報保護法の安全管理義務違反、第三者提供違反などに該当した場合は「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」という刑事罰が科せられます。情報漏洩によって失ってしまう取引先や顧客からの信頼、イメージの低下は何よりも大きな損失となります。

企業が保有している個人情報とはどのようなものでしょうか。個人情報として挙げられるのは、「名前」「生年月日」「住所」「血液型」「性別」「職業」「電話番号」「収入」「生体情報」「クレジットカード番号・暗証番号」「金融機関情報・暗証番号」「氏名と社名が含まれるメールアドレス」「マイナンバー」など特定の個人を識別できるものです。デジタルデータ以外にも、書類など紙で管理されているものも少なくありません。具体的な例を挙げてみましょう。

• 個人顧客台帳
• 名刺
• 得意先担当者の個人連絡先
• 自社の社員住所録
• 入社希望者の履歴書

さらに、下記の情報も個人情報に該当します。

• 社員の携帯電話に登録されている顧客の連絡先
• 社員の手帳に書かれた顧客の連絡先
• 受信したメールやFAXに記載された送信者の連絡先・署名
• 顧客の氏名・連絡先が記載された郵便物や宅配便の配送伝票
• 社員の自宅連絡先などが記入された届出書や申請書類

業種や業態によって把握・管理すべき個人情報はさまざまです。社内のどこに、どのような個人情報があり、どういった管理がなされているかを把握し、企業として個人情報保護に努める必要があります。

個人情報流出に対する社員の意識付けおよび教育の実施

情報漏洩の原因として多いのが、関係者による持ち出しや携帯端末の紛失、作業ミス・誤操作などです。企業側は、社員に対する個人情報保護の意識付けを徹底し、定期的な社員教育などの対策が必要です。また、守秘義務について書面を取り交わすことも効果的です。

メールの誤送信や暗号化忘れの防止

メールの誤送信は個人情報に限らず、情報漏洩の要因の一つに挙げられます。送信前の確認はもちろん、セキュリティツールによって、誤送信や添付ファイルの暗号化忘れ、宛先のCcとBccの設定間違いなどを防止することができます。

不正アクセスの防止

社内ネットワークへの不正アクセスなどによる個人情報の漏洩は後を絶ちません。許可されていない端末からのアクセスを遮断するツールを導入することで情報漏洩を防止するほか、社内インターネットのプライベート利用などもブロックします。

情報漏洩の防止と業務効率の向上を実現するツールについて、ここからはサクサの製品による具体的な例をご紹介します。サクサでは、多彩な機能で情報漏洩を防止する情報セキュリティゲートウェイ機器「GE1000/GE1000Pro」で、最適なソリューションをご提案しています。

メールセキュリティ機能によるリスク回避

メールが原因となる情報漏洩の事例は多く、ケアレスミスから意図的なものまでさまざまです。これらを回避することで、大幅なリスク軽減が可能になります。

• メール誤送信防止

メールを一旦保留状態にすることにより、宛先や添付ファイルを間違えた際に送信をキャンセルできます。

• 送信メールフィルタリング

個人情報に関連する特定のワードをブロックし、「なりすまし」などの巧妙な悪質メールからの情報漏洩を防ぎます。

• メール添付ファイル自動暗号化

添付ファイルを自動で暗号化するため、面倒なパスワードの設定の手間が省けます。煩雑な業務フローの軽減とセキュリティ対策が両立できます。

さらに、「GE1000Pro」には、あて先Bcc変換機能やメールアーカイブ機能も搭載。メールマガジンなど不特定多数にメール送信する際にToやCcを自動的にBccに変換し、情報漏洩を防ぎます。またアーカイブ機能によって送受信メールを保存し、一括管理することで情報漏洩を防止。さらに休暇中の社員のメール引き継ぎも行えるため、業務の効率化が図れます。

未許可のPCやスマートフォンをブロック

未許可のパソコンやタブレット、スマートフォンなどからの社内ネットワーク接続を感知し、自動的に遮断します。不正アクセスや社内インターネットのプライベート利用を未然に防ぎ、情報漏洩のリスクから社内ネットワークを守ることができます。
また、UTMと連携することで、ウイルス感染したPCからの通信を遮断し、被害の拡散を未然に防ぐことが可能です。

保有する個人情報の保護は、企業として行うべき最低限の責任です。その管理方法については、社員の意識付けをはじめ、ルールの明確化、コンプライアンス、ネットワークセキュリティの強化と厳格にしておく必要があります。
サクサは、最適なセキュリティシステムの提案を通してサポートをさせていただきます。ぜひ、お気軽にご相談ください。