オフィス
Office AGENTの活用により、安心・安全・快適・便利なオフィス空間を提供
Office AGENTシリーズは、サクサのオフィスソリューション提供ノウハウを集結した、オフィス運営システムです。様々なネットワーク機器を連携させることで、お客様の「お困りごと」をスピーディかつスムーズに解決。Office AGENTシリーズの導入により、安心・安全・快適・便利なオフィス空間が実現できます。
こんな課題を解決
1. 活用したい資料をスムーズに見つけて業務効率をアップ
日々の業務で増え続けるのが、文書やグラフなどのデータ書類です。活用したい資料をすぐに見つけることができなければ、ビジネスチャンスを逃してしまう危険も。社内ファイル共有でデータを集中管理すれば、どの資料へもスムーズにアクセスできるようになり、業務効率も格段にアップします。
2. 外出先からでもオフィスに届いたFAXを閲覧できる
営業や打合せなどで外出中に、オフィスにFAXが届いていることはよくあります。FAXの内容が急ぎの発注連絡であった場合、一刻も早く対応したいもの。外出先でも、スマートフォンに転送されたFAX内容をいつでも閲覧できることで、ビジネスチャンスを逃しません。
3. 働く時間や場所に、柔軟に対応
優秀な人材を確保するには、働く時間や場所を限定せず、柔軟に対応することが求められます。「働き方改革」の流れから、在宅勤務やリモートワークを認める傾向が拡大していますが、その際に注意すべきなのは情報セキュリティの面です。社員のパソコン操作の「見える化」や、インターネット閲覧ログの監視などで、安全な業務環境を構築しましょう。
4. 大切な業務ファイルを安全にバックアップ
PCやサーバに保管されたデータファイルは、機器の故障や操作ミス、落雷などの自然災害によって、いとも簡単に失われてしまうリスクを負っています。万が一の事態に備えて、定期的にデータのバックアップを取っておくことが大切です。
5. ウイルスやスパイウェアなどのデータ攻撃から守る
オフィス内のデータを狙う、サイバー攻撃の件数は年々増え続けています。ウイルスやスパイウェア、不正アクセスなど攻撃の手口も多様化しており、対策は急務です。サイバー攻撃によって機密情報が流失してしまうと、顧客からの信頼失墜に伴う取引停止などの恐れがありますので、企業存続の危機とならないようしっかりとした対策を施しましょう。
6. 迷惑メールの受信を防ぎ、業務を効率化
会社のメールボックスに日に何十通と届く、迷惑メール。たかが迷惑メールと思われがちですが、メールの選別や削除に1日5分ほどかかるとすると、年間では20時間近い労働時間が失われていることになるのです。迷惑メールはウイルスなどの二次被害ももたらしかねず、事前に対策を取っておくべきです。
7. 業務と関係ないアプリケーションを使用させない
就業時間中に、社員が業務と関係ない作業を行っていれば、当然効率は下がります。業務に必要ないアプリケーションの起動を制御し、社員を仕事に集中させる必要があります。また、通信内容からアプリケーションを特定し、WinnyやBitTorrentなどのP2Pアプリ、メッセンジャーアプリの使用を制限するなど、外部と内部両方の脅威への対策が求められます。
8. メール添付ファイルの暗号化をスムーズに
メールに添付するファイルを自動的に暗号化することで、万が一送り先を間違えた場合でも、相手に情報が漏れるのを防ぎます。暗号化されたファイルのパスワードは、設定により送信元／送信先／送信元＋送信先に自動で通知させることができ、業務の妨げにならず便利です。
9. 未許可のパソコンやスマートフォンを業務に使わせない
会社が持ち込みを認めていない個人所有のパソコンやスマートフォンは、ウイルス感染等の媒介リスクが高く危険です。未許可の端末の社内ネットワーク接続をブロックし、使用を防ぎましょう。ウイルス感染やサーバへの不正アクセス、インターネットのプライベート利用も同時に防ぐことができます。
10. メールの自動アラートで機密情報の流失を防止
「マイナンバー」や「クレジットカード番号」などの極めて重要な個人情報を含むメールを誤送信してしまうと、甚大な被害が生じます。こうしたミスを防ぐにはアラートの活用が効果的で、任意のキーワードを設定しておくだけで、そのワードを含んだメールはいったん送信ボックスに留め置かれ、「本当に送っていいですか」などのメッセージを送信者にメールにて通知。誤送信による情報漏洩を防止することができます。
11. 外出先からでも、必要なデータにいつでもアクセスできる
外出先で「あの資料が今手元にあったら」と思った経験は、ビジネスマンであれば一度は覚えがあるはず。わざわざ会社に戻らなくとも、サーバ上の資料やメール内容が確認できれば、業務効率は飛躍的に向上します。いつでも社内システムにアクセスできることで、顧客のニーズに迅速に応えられるようになります。
12. VPN接続で本社・支店間などのデータ共有を可能に
VPN接続ネットワークを構築すれば、本社・支店間などの拠点間でデータを共有でき、情報交換がスムーズになります。VPN導入にはIT管理者や多額のコストを用意する必要がありますが、Office AGENTならすべてサポートセンターにおまかせ。VPNを用いてリアルタイムで情報を共有することで、業務品質を高めることができます。
13. お客様からの問い合わせにスピード対応
現在は問い合わせ対応のスピーディさが、お客様からの評価を大きく左右する時代です。問い合わせ対応が遅い会社はお客様から相手にされず、購入や導入に結び付けることはできません。大切な問い合わせ電話はいつかかってくるか分かりませんので、いつでもどこでも対応可能な体制を構築しておくことが重要です。
14. 通話内容の録音で、聞き間違いや聞き逃しを防止
お客様からかかってきた電話の通話内容をすべて録音しておくことで、聞き間違いや聞き逃しを防止することができます。録音した音声データは何度でも聞き返しができ、細かなニュアンスもしっかり確認できて、商談がスムーズに進みます。
15. 監視カメラによって遠隔地から24時間見回りができる
残業や休日出勤などで会社に残っている社員を把握することは、「働き方改革」において重要なポイントです。監視カメラを社内に設置すれば、離れた場所からでもオフィスや店舗、工場の内部を24時間見回ることができます。さらにレコーダを設置すれば録画もでき、後から映像を見返すことが可能に。もちろん防犯対策にも有効です。
16. 自然災害による停電にも強いオフィスに
地震や台風などの自然災害による停電はいつ起こるか分からず、事前に予測するのは不可能です。オフィス機器は急な停電に弱いものが多く、最悪の場合故障してしまうことも。万が一の事態に備えて、予備電源を確保しておくと安心です。
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